Manuale d’uso
Come utilizzare GAIA
GAIA e’ il programma per l’Antiriciclaggio degli Intermediari Finanziari: gestisce soggetti e anagrafiche, le registrazioni nell’Archivio Unico Informatico (AUI), l’Adeguata Verifica e la verifica automatica nelle liste antiterrorismo, con il collegamento diretto a CORA. Questa guida ti accompagna passo passo, dalla registrazione dell’account fino alla comunicazione dei rapporti.
01Accesso e registrazione utente
Prima di usare GAIA occorre creare l’account sul portale Star Soluzioni. Le stesse credenziali serviranno poi per entrare nei programmi.
1. Accedi dal sito
Dalla home page di starsoluzioni.it clicca sul bottone ACCEDI in alto a destra.
2. Registrati con email e password
Per l’iscrizione servono un indirizzo email e una password, poi clicca Registrati.
3. Entra nel menu programmi
Dall’Area privata clicca su CLICCA QUI PER ACCEDERE AL MENU PROGRAMMI. Al primo accesso verranno richieste di nuovo la mail di iscrizione e la password.
4. Seleziona GAIA
Dal menu delle applicazioni seleziona GAIA — Antiriciclaggio Intermediari Finanziari.
02Nuovo soggetto (operatore)
Il soggetto e’ l’operatore per conto del quale registri le operazioni ai fini antiriciclaggio.
Carica un nuovo soggetto
Dall’Elenco soggetti clicca su Nuovo soggetto.
Compila i dati anagrafici
Seleziona dalla tabella il tipo soggetto e compila gli altri dati anagrafici.
Numerazione anagrafiche. Se impostata come automatica sara’ il programma ad attribuire un numero identificativo automatico ad ogni anagrafica, altrimenti sara’ il cliente a decidere che codice attribuire (normalmente il codice fiscale o un codice interno gia’ usato, ad esempio nella contabilita’).
Valori preimpostati per l’Adeguata Verifica
I campi Descrizione, Natura e Scopo vengono stampati sui documenti di adeguata verifica: se per il soggetto sono valori ricorrenti, impostali qui cosi’ verranno riproposti automaticamente per ogni documento da stampare (potranno comunque essere modificati).
03Import da GAIA Desktop e nuova registrazione
Importa un archivio esistente
Se hai a disposizione un archivio da importare, seleziona il bottone Importa.
Importa da GAIA Desktop
Nella maschera Importa Dati seleziona la voce G3D: verra’ scelto il file di salvataggio di GAIA Desktop e verranno importati tutti i dati storici.
Inserisci una nuova registrazione
Una volta caricato il soggetto, premi l’apposito bottone Nuova registrazione.
Compila tutti i campi previsti
GAIA ricorda l’ultimo tipo registrazione e causale inseriti, per facilitare l’immissione di registrazioni simili.
04Anagrafiche della registrazione
Aggiungi un’anagrafica
Premi il bottone Aggiungi della sezione dedicata alle anagrafiche.
Scegli o crea l’anagrafica
Dalla lista anagrafiche scegli un’anagrafica esistente se presente, oppure premi il bottone Nuova Anagrafica.
Compila i dati previsti
Compila tutti i dati presenti in questa schermata.
Analisi del rischio
Premendo il bottone Rischio vengono visualizzati i valori di default impostati nelle tabelle rischio del soggetto. Possono essere modificati per l’anagrafica in caricamento.
Assegna il ruolo
Clicca sul ruolo impostato automaticamente per selezionare il ruolo effettivo dell’anagrafica (soggetto, controparte, firmatario, ecc).
05Rapporto e Adeguata Verifica
Rapporti gia’ presenti
Se sono gia’ presenti dei rapporti per l’anagrafica, vengono proposti in immissione.
Accedi all’Adeguata Verifica
Premi il bottone apposito per accedere alla sezione Adeguata Verifica.
Seleziona le anagrafiche da stampare
Cliccando sull’icona stampa selezioni o deselezioni l’anagrafica dalla creazione dei documenti. Puo’ essere utile deselezionare le anagrafiche per cui hai gia’ creato i documenti, lasciando selezionate solo le nuove (ad esempio le controparti di una compravendita) per stamparle con nuovi valori di descrizione, natura o scopo.
06Generare i documenti di Adeguata Verifica
Scegli il tipo di documento
Scegli se stampare documenti singoli oppure un unico documento riepilogativo, che contiene comunque tutti i documenti previsti dalla normativa.
Seleziona i documenti per anagrafica
Seleziona i singoli documenti da creare per ogni anagrafica. Se sono presenti piu’ anagrafiche nella registrazione, i bottoni Successivo e Precedente permettono di scegliere i documenti per ciascuna.
Visualizza i documenti generati
Al termine della creazione tutti i documenti sono visualizzabili direttamente nel browser, stampabili o scaricabili.
07Registrazioni AUI provvisorie e definitive
Nuova registrazione provvisoria
Clicca sulla scheda Registrazioni AUI Provvisorie e premi Nuova Registrazione.
Compila i campi e le anagrafiche
Compila i campi previsti e le anagrafiche coinvolte.
Clicca su Salva
Clicca su Salva per salvare le modifiche.
Le provvisorie nell’elenco
Nell’elenco registrazioni, le provvisorie sono riconoscibili dal carattere corsivo.
08Da provvisoria a definitiva, e note
Rendi definitiva
Premi il tasto Rendi definitiva per rendere definitiva la registrazione. Se sono presenti errori ma hai comunque necessita’ di procedere (30 giorni previsti per legge), scegli Rendi Definitiva con NOTE.
Salvataggio con NOTE
Nel caso in cui tu debba registrare con violazioni alle regole di tenuta dell’AUI, il programma consente la registrazione indicando operatore, data, motivazione e note aggiuntive libere.
Seleziona la motivazione
Dal menu a tendina seleziona la motivazione che giustifica il salvataggio con violazioni e premi Salva nota. La registrazione viene comunque effettuata, in deroga alle regole costrittive, lasciando una traccia e una motivazione.
Registrazione con note
Nell’elenco registrazioni sara’ visibile un triangolo giallo: quella registrazione ha dettagli non conformi e delle note che ne spiegano il motivo.
Dettaglio note
Clicca sul bottone NOTE nel dettaglio registrazione per vedere le annotazioni registrate.
Errori e avvisi rilevati
Verranno mostrati gli errori e gli avvisi rilevati, con la possibilita’ di inserire ulteriori note con l’apposito tasto.
09Verifica Antiterrorismo (Blue)
Quando inserisci un’anagrafica, GAIA effettua automaticamente la verifica nelle liste antiterrorismo Blue (licenza compresa in GAIA), consultando le liste ufficiali UK, USA, UE e Taleb.
Verifica automatica
La verifica antiterrorismo viene avviata da sola all’inserimento dell’anagrafica.
Verifica in BLUE
Clicca il bottone Verifica in BLUE.
Gradi di precisione
Verifica tramite i diversi gradi di precisione se l’esito positivo (cioe’ trovato nelle liste) non sia un falso positivo.
Esito positivo confermato
Se l’esito rimane confermato, procedi con la stampa del PDF.
Se il dubbio rimane
Se dopo aver stampato il dettaglio dell’esito il soggetto rimane almeno dubbio, se non certamente confermato come terrorista (segnalato nelle liste ufficiali), consigliamo vivamente di FERMARSI e indagare a fondo.
10Creare i documenti di Adeguata Verifica
Se nessuna anagrafica risulta segnalata nelle liste Antiterrorismo, puoi procedere alla creazione dei documenti di Adeguata Verifica, con la dichiarazione da far firmare al cliente.
Accedi alla sezione
Premi il bottone apposito per accedere alla sezione Adeguata Verifica.
Seleziona le anagrafiche
Cliccando sull’icona stampa a sinistra di ogni blocco selezioni o deselezioni l’anagrafica per l’inclusione nella stampa. Utile per stampare in un secondo momento con campi Natura, Scopo e Data Stampa adeguati (es. controparti successive all’incarico).
Scegli PDF unico o singoli
Scegli se generare un unico PDF riepilogativo o i PDF singoli.
Documenti per ogni anagrafica
Per ogni anagrafica puoi togliere o mettere il visto che crea il documento indicato; il programma ricorda l’ultima scelta e la ripropone. Se ci sono piu’ anagrafiche, usa Successivo e Precedente per impostare i documenti in modo puntuale.
11Allegati e controlli diagnostici
Documenti allegati alla registrazione
Clicca sul bottone apposito per vedere il riepilogo di tutti i documenti generati o caricati per la registrazione.
Spazio massimo 250 MB
E’ possibile allegare documenti per un massimo di 250 MB per operatore.
Azioni sui documenti allegati
Nell’elenco allegati puoi visionare, stampare, scaricare ed eliminare i documenti allegati alla registrazione, oltre a caricare i tuoi (fino al massimo di 250 MB).
Avvia il controllo diagnostico
Clicca il bottone Diagnostico.
Modulo diagnostico
Seleziona se eseguire il test solo sulle registrazioni selezionate o su tutto l’archivio (consigliato). La spiegazione puntuale e’ visibile cliccando il bottone Legenda.
Legenda dei controlli
Ogni controllo e’ stato estratto dal programma DIANA di Banca d’Italia e dall’applicazione dei controlli indicati negli standard tecnici.
Esegui il diagnostico
Premi il bottone Esegui: l’esecuzione potrebbe durare qualche minuto.
Filtra i risultati
Puoi selezionare i risultati per severita’, sezione o tipo archivio.
Esempio: documenti scaduti
Un esempio di selezione "solo avvisi" — "documenti scaduti".
Scarica in Excel
La selezione puo’ essere scaricata in Excel.
12Collegamento con CORA
Impostare l’export automatico verso CORA e’ semplice e riduce drasticamente il tempo di immissione dei dati tra una normativa e l’altra.
Esporta verso CORA
Dalla lista registrazioni o dall’elenco soggetti clicca il bottone Esporta.
Estrazione rapporti CORA
Premi il tasto Estrazione rapporti CORA.
Seleziona il periodo
Seleziona l’anno e il mese delle operazioni da comunicare.
Configura le corrispondenze
Solo la prima volta va configurato il tipo rapporto CORA corrispondente alla causale 23 – Apertura rapporto continuativo GAIA. Se scegli il tipo rapporto 99, indica anche la descrizione.
Esporta in CORA
Premi il tasto Esporta in CORA per procedere con l’export nel programma.
Conferma selezione ed esportazione
In questa maschera vengono riepilogate le anagrafiche esportate: trovi il CSV riepilogativo dei rapporti esportati e il log con le corrispondenze esatte, a lettura facilitata. Premi Importa in CORA per collegare i due programmi.
Conferma importazione
Se i rapporti sono stati importati correttamente, comparira’ questo messaggio di conferma. Premendo Vai alla lista rapporti CORA si apre direttamente la lista rapporti CORA.
Rapporti da spedire
I rapporti vengono importati e impostati come "inclusi nella prossima comunicazione", visualizzabili nella scheda Rapporti da spedire.
Crea comunicazione
Premi il tasto Crea comunicazione per creare la comunicazione Anagrafe Rapporti con CORA.
13Richiesta di assistenza
Apri la richiesta di assistenza
Premendo l’icona del punto interrogativo in alto a destra (Chiedi Assistenza) si apre una maschera per inviare velocemente una richiesta corredata da screenshot e file.
La richiesta viene inviata a:
L’indirizzo mail, che di default coincide con l’account, puo’ essere modificato e resta in memoria.