ESISTE UN OBBLIGO DI CONSERVAZIONE PER L’ANAGRAFE RAPPORTI?
ESISTE UN OBBLIGO DI CONSERVAZIONE PER L’ANAGRAFE RAPPORTI?
Sì, esiste un obbligo di conservazione della documentazione relativa alle comunicazioni all’Anagrafe Rapporti. Questo obbligo non è previsto in maniera specifica dalla normativa di riferimento ma rientra nell’ambito più generale degli obblighi di tenuta della contabilità e della documentazione fiscale e antiriciclaggio.
La normativa di riferimento include:
- D.P.R. n. 600/1973 (Art. 22): Obblighi contabili in generale.
- D.P.R. n. 605/1973 (Art. 7, comma 6): Che impone agli operatori finanziari di rilevare e tenere in archivio tutti i dati e le informazioni riguardanti i rapporti e le operazioni rilevanti ai fini fiscali.
- D.Lgs. n. 231/2007 (Normativa Antiriciclaggio): Questo decreto impone obblighi molto stringenti di conservazione dei dati e documenti relativi alle operazioni e ai rapporti continuativi. Anche se l’Anagrafe Rapporti ha una finalità prevalentemente fiscale, le informazioni spesso si sovrappongono a quelle antiriciclaggio.
QUALI DOCUMENTI VANNO CONSERVATI E CON CHE MODALITA’ ?
I documenti da conservare a nostro parere potrebbero essere questi:
- Le copie dei flussi telematici inviati: I file con cui sono state effettuate le comunicazioni all’Agenzia delle Entrate.
- Le ricevute di avvenuta trasmissione e accettazione/consegna: Sono fondamentali per dimostrare l’adempimento dell’obbligo.
- La documentazione sottostante i rapporti e le operazioni: Tutti i contratti, i verbali, le schede anagrafiche dei clienti, i movimenti contabili, la documentazione relativa alle singole operazioni (es. bonifici, prelievi, versamenti) che hanno generato i dati comunicati. Questa documentazione è la “fonte” dei dati trasmessi.
- Eventuali istruzioni, deleghe o procure: Che regolano i rapporti con la clientela.
Non ci risulta sia necessaria l’apposizione della marca temporale.
PER QUANTO TEMPO VA CONSERVATA LA DOCUMENTAZIONE ?
L’obbligo di conservazione non ha un termine univoco e va considerato in base alle diverse normative:
- Finalità Fiscali (D.P.R. 600/73 e 605/73):
- Generalmente, la documentazione contabile e fiscale deve essere conservata per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
- In realtà, il termine più cautelativo è quello legato ai termini di accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate, che possono arrivare a sette anni dopo la presentazione della dichiarazione (cinque anni più due in caso di omessa dichiarazione o altri casi specifici di proroga del termine di decadenza). Tuttavia, per la complessità della materia e per la possibilità di controversie, il termine dei dieci anni è spesso adottato per maggiore sicurezza.
- Finalità Antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007):
- La documentazione relativa ai rapporti continuativi e alle operazioni deve essere conservata per dieci anni dalla cessazione del rapporto continuativo o dall’esecuzione dell’operazione occasionale. Questo è un termine molto importante e spesso prevalente, poiché è un termine fisso a partire da un evento ben definito.
I GESTORI DELLA PEC MANTENGONO LE CONFERME DI INVIO/ RICEZIONE? PER QUANTO TEMPO?
I gestori di posta elettronica certificata (PEC) sono soggetti a obblighi di conservazione specifici stabiliti dalla normativa italiana, in particolare dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005 e s.m.i.) e dalle relative regole tecniche per un periodo di 30 mesi (due anni e mezzo).
Dato che il gestore PEC conserva le ricevute solo per 30 mesi, è responsabilità dell’utente (mittente e destinatario) conservare autonomamente e a lungo termine la documentazione.
STORICO COMUNICAZIONI E FUNZIONE ARCHIVIAZIONE SOGGETTI
Gran parte della documentazione da conservare è reperibile nello STORICO COMUNICAZIONI di CORA.
Da questa schermata è possibile risalire ai file pecat inviati (e relative comunicazioni), alle ricevute di avvenuta trasmissione nonché agli eventuali esiti.
Inoltre se si decide di non rinnovare l’abbonamento per uno o più soggetti gestiti nell’account, potete considerare l’acquisto della Funzione di Archiviazione soggetti che nasce con lo scopo di permettere la consultazione di quanto creato con CORA.
La finalità principale non è quindi quella di garantire la conservazione secondo gli obblighi di legge: tuttavia gran parte di questi riteniamo siano comunque soddisfatti visto che sarà possibile consultare lo storico comunicazioni dei soggetti archiviati.