In sintesi. Il REI — Registro Elettronico degli Indirizzi è la banca dati dell’Agenzia delle Entrate dove banche, intermediari finanziari, holding, assicurazioni e altri operatori obbligati comunicano la PEC a cui ricevere richieste di indagine finanziaria, di monitoraggio fiscale e di scambio automatico FATCA/CRS.
Questa guida spiega chi è obbligato, quando e come comunicare, e come evitare gli errori più comuni nell’invio.
Riferimenti normativi
| Provvedimento istitutivo | Provv. AdE 22 dicembre 2005, prot. 188870 |
| Provvedimento in vigore | Provv. AdE 10 maggio 2017, prot. 90677 (con Allegati 1, 2, 3) |
| Base normativa | Art. 7 DPR 605/1973; art. 32 DPR 600/1973; art. 51 DPR 633/1972 |
| Tracciato attuale | Allegato 1 al Provv. 10/05/2017 (in vigore dal 1° giugno 2017) |
| Tabella soggetti | Allegato 3 rev. 29/12/2020 |
1. Cos’è il REI e a cosa serve
Il Registro Elettronico degli Indirizzi è una sezione dell’Anagrafe Tributaria gestita dall’Agenzia delle Entrate, che contiene l’elenco delle caselle di posta elettronica certificata (PEC) comunicate dai soggetti obbligati, insieme ai dati del responsabile dell’adempimento, del soggetto obbligato e dell’eventuale struttura accentrata. È lo strumento attraverso il quale l’Amministrazione finanziaria recapita richieste e comunicazioni telematiche ai soggetti iscritti.
Le tre sezioni del REI
Il REI è articolato in tre sezioni distinte, a ciascuna delle quali corrisponde uno specifico obbligo comunicativo. Un medesimo soggetto può essere iscritto a più sezioni.
| Sezione | Obbligo | Riferimento |
|---|---|---|
| REI Indagini | Risposte alle richieste di indagine finanziaria rivolte agli operatori finanziari (vedi guida all’Anagrafe dei Rapporti Finanziari) | Provv. 22/12/2005 e succ. modifiche |
| REI Monitoraggio | Monitoraggio fiscale — art. 2, co. 1, lett. a) e b) del D.L. 167/1990 | Provv. congiunto AdE-GdF 8/08/2014, prot. 105953 |
| REI FATCA/CRS | Scambio automatico obbligatorio di informazioni fiscali (vedi guida CRS e FATCA) | D.M. 6/08/2015 e D.M. 28/12/2015 |
2. Soggetti obbligati alla comunicazione
L’obbligo di iscrizione è differenziato per sezione. La tabella seguente riporta i codici operatore più ricorrenti e la sezione di competenza. Fonte: Allegato 3 al Provvedimento 10/05/2017, rev. 29/12/2020.
| Cod. | Tipologia soggetto | Indagini | Monit. | FATCA/CRS |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Banche | ✓ | ✓ | ✓ |
| 02 | Poste italiane S.p.A. | ✓ | ✓ | ✓ |
| 03 | Soggetti iscritti ex art. 106 TUB | ✓ | ✓ | ✓ |
| 04 | Società di cartolarizzazione | ✓ | ✓ | ✓ |
| 05 | Holding — società di partecipazione ex art. 162-bis TUIR | ✓ | – | ✓ |
| 06 | Consorzi e cooperative di garanzia collettiva fidi (ex art. 112 TUB, commi 1-6) | ✓ | ✓ | – |
| 07 | Cambiavalute | ✓ | ✓ | – |
| 08 | Casse peota (ex art. 112, comma 7, TUB) | ✓ | – | – |
| 09 | Agenti in attività finanziaria (art. 128-quater TUB) | ✓ | ✓ | – |
| 10 | Addetti al commercio in oro | ✓ | ✓ | – |
| 11 | Istituti di moneta elettronica (IMEL) | ✓ | ✓ | ✓ |
| 12 | SIM — Società di intermediazione mobiliare | ✓ | ✓ | ✓ |
| 13 | OICR — Fondi di investimento, SICAV, SICAF | ✓ | ✓ | ✓ |
| 14 | SGR — Società di gestione del risparmio | ✓ | ✓ | ✓ |
| 15 | Società fiduciarie | ✓ | ✓ | ✓ |
| 16 | Altri intermediari (codice residuale) | ✓ | ✓ | ✓ |
| 17 | Microcredito (art. 111 TUB) | ✓ | ✓ | – |
| 18 | Agenzie di prestito su pegno (art. 112, c. 8, TUB) | ✓ | ✓ | – |
| 19 | Imprese di assicurazione (attività finanziarie) | ✓ | ✓ | ✓ |
| 20 | Istituti di pagamento (art. 1, c. 2, lett. h-sexies, TUB) | ✓ | ✓ | ✓ |
| 21 | Prestatori di servizi in valuta virtuale (solo Monitoraggio) | – | ✓ | – |
| 22 | Cassa Depositi e Prestiti (solo Monitoraggio) | – | ✓ | – |
| 23 | Professionisti ex art. 3, c. 4, lett. a-b-c d.lgs. 231/2007 | – | ✓ | – |
| 24 | Revisori contabili ex art. 3, c. 4, lett. d-e d.lgs. 231/2007 | – | ✓ | – |
| 27 | Società di gestione accentrata strumenti finanz. (art. 80 TUF) | – | – | ✓ |
| 28 | Trust con requisiti FATCA/CRS | – | – | ✓ |
| 29 | Holding Expanded Affiliated Group (solo FATCA/CRS) | – | – | ✓ |
| 30 | Forme pensionistiche complementari, enti di previdenza obblig. | – | – | ✓ |
| 31 | Centri di tesoreria (DM 6/08/2015) | – | – | ✓ |
| 32 | Succursali intermediari UE/extra-UE (solo Monitoraggio) | – | ✓ | – |
| 33 | Intermediari UE in LPS senza succursale IT (solo Monitoraggio) | – | ✓ | – |
| 34 | Consulenti finanziari (art. 18-bis/ter TUF) | – | ✓ | – |
La tabella è una sintesi dei codici di uso più frequente. I codici 35-38 (agenti di cambio, mediatori creditizi, case d’asta e galleria d’arte, altri operatori non finanziari ex d.lgs. 231/2007) riguardano la sola sezione Monitoraggio e vanno verificati sull’Allegato 3 originale quando ricorrono.
3. Termini per la comunicazione
| Evento | Termine | Tipologia di comunicazione |
|---|---|---|
| Soggetto di nuova costituzione o nuova acquisizione dei requisiti | 30 giorni dall’evento | Prima iscrizione (tipo 2) |
| Variazione di dati già comunicati (PEC, responsabile, denominazione, ecc.) | 30 giorni dall’evento modificativo | Variazione (tipo 3) |
| Cessazione attività o venir meno dei requisiti | 30 giorni dall’evento | Cancellazione (tipo 1) |
| Cessazione con confluenza in altro soggetto obbligato | 60 giorni dall’evento | Cancellazione (tipo 1) |
| Riacquisizione dei requisiti dopo precedente cancellazione | 30 giorni dall’evento | Reiscrizione (tipo 4) |
Efficacia delle variazioni. La comunicazione di aggiornamento o variazione ha effetto dal trentesimo giorno successivo alla data della stessa. In caso di mancato o tardivo aggiornamento, le richieste inviate dall’Amministrazione ai dati presenti nel Registro si considerano comunque regolarmente trasmesse.
Cancellazione — effetti. La cancellazione non è automatica: l’Ufficio verifica la sussistenza dei presupposti e, in caso negativo, non la accoglie (gli obblighi restano in capo al soggetto). Una volta acquisita, la cancellazione ha effetto dopo 30 giorni dalla data della ricevuta telematica. In questi 30 giorni il soggetto non può dismettere la casella PEC e deve continuare a dare riscontro alle richieste degli organi procedenti.
PEC non valida o non attiva. La comunicazione al REI di una PEC non valida o non attiva equivale a mancato invio dell’indirizzo e costituisce violazione dell’obbligo.
4. Tipologie di comunicazione
Il campo «Tipologia di comunicazione» del record di testa (campo 3, posizione 7) determina la natura dell’invio. Valori ammessi:
| Codice | Tipologia | Quando utilizzarla |
|---|---|---|
| 2 | Prima iscrizione | Primo invio in assoluto al REI per il soggetto obbligato |
| 3 | Variazione di dati già comunicati | Modifica di PEC, responsabile, denominazione o altri dati già presenti nel Registro |
| 1 | Cancellazione dal/dai Registro/i | Cessazione attività, perdita requisiti, confluenza in altro soggetto |
| 4 | Reiscrizione per riacquisizione requisiti | Solo se successiva a una precedente cancellazione accolta |
5. Struttura tecnica del file
La comunicazione è un file ASCII a record posizionali, con record di 1.800 caratteri ciascuno (1.798 stampabili + CR/LF). Sono ammessi solo caratteri alfabetici maiuscoli, punteggiatura e caratteri speciali nel range ASCII 20h-60h (decimale 32-96).
Sequenza obbligatoria dei record
| Tipo | Ruolo | Cardinalità |
|---|---|---|
| 0 | Record di testa: dati del soggetto obbligato (o struttura accentrata), tipologia comunicazione, eventuale intermediario telematico | uno e uno solo, sempre in prima posizione |
| 1 | Responsabile adempimento + indirizzo PEC + adempimenti per cui la PEC è valida | almeno uno; un tipo 1 può seguire solo un tipo 0 o un altro tipo 1 |
| 2 | Soggetto obbligato (o elenco di soggetti, nel caso di struttura accentrata) + eventuali dati di cancellazione | almeno uno; un tipo 2 può seguire solo un tipo 1 o un altro tipo 2 |
| 9 | Record di coda: conteggio dei record di tipo 1 e 2 presenti nel file | uno e uno solo, sempre in ultima posizione |
Regole di associazione PEC ↔ adempimenti
- La comunicazione deve contenere tanti record di tipo 1 quante sono le PEC distinte da comunicare. Se una stessa PEC vale per più sezioni, può comparire in un solo record 1 con più adempimenti flaggati.
- La coppia «codice fiscale responsabile + indirizzo PEC» non può ripetersi tra più record di tipo 1.
- È ammesso al massimo un solo record 1 per ciascun adempimento.
- Tutti i soggetti indicati nei record 2 vengono iscritti/cancellati in tutti i REI indicati nei record 1 precedenti, con le PEC corrispondenti.
- I record devono essere ordinati per tipo crescente: 0 → tutti gli 1 → tutti i 2 → 9.
Limite struttura accentrata — FATCA/CRS. In caso di struttura accentrata non è possibile indicare nel record 1 l’adempimento FATCA/CRS: per quella sezione ciascun soggetto obbligato deve comunicare autonomamente.
6. Motivi di cancellazione
In caso di comunicazione di tipo 1 (Cancellazione), il record 2 deve indicare il motivo di cancellazione (campo 13) e compilare la sezione corrispondente.
| Cod. | Motivo | Sezione da compilare |
|---|---|---|
| 2 | Cessazione con confluenza in un solo operatore finanziario | CF incorporante 1 (campo 15) — unico; campi 16-19 a spazi |
| 3 | Perdita dei requisiti soggettivi | Sede in cui sarà reperibile la contabilità (campi 20-22) |
| 4 | Cessazione senza confluenza in altro soggetto | Sede in cui sarà reperibile la contabilità (campi 20-22) |
| 5 | Cessazione con confluenza in soggetto non operatore finanziario | Sede in cui sarà reperibile la contabilità (campi 20-22) |
| 6 | Cessazione con confluenza in più operatori finanziari | Almeno CF incorporante 1 e 2 (campi 15-16); se più di 2, in sequenza contigua |
7. Predisposizione, controllo e trasmissione del file
7.1 Controllo formale obbligatorio
Prima dell’invio, il file deve essere obbligatoriamente sottoposto al controllo formale tramite il software «Controllo comunicazioni REI», scaricabile dalla piattaforma Desktop Telematico e utilizzabile con l’applicazione Entratel o Fisconline.
Il software genera un file diagnostico con l’esito dell’elaborazione e l’elenco di eventuali errori. L’invio di un file che non sia stato predisposto con il software di controllo comporta lo scarto preliminare.
7.2 Trasmissione telematica
In caso di esito positivo, il file viene autenticato e trasmesso via Entratel o Fisconline. Soggetti legittimati alla trasmissione:
- il soggetto obbligato (o struttura accentrata) indicato nel campo 4 del record di testa;
- l’intermediario telematico ex art. 3, commi 2-bis e 3, del D.P.R. 322/1998, indicato nel campo 14 del record di testa.
7.3 Ricevuta e controlli in Anagrafe Tributaria
La trasmissione si considera effettuata quando il sistema restituisce la ricevuta telematica (contenente data/ora, identificativo file, protocollo e numero di comunicazioni). Le ricevute sono rese disponibili, salvo cause di forza maggiore, entro 5 giorni dalla ricezione del file.
7.4 Motivi di scarto
Scarto preliminare:
- codice di autenticazione Entratel / riscontro Fisconline non riconosciuto o duplicato;
- file non elaborabile perché non predisposto con il software di controllo;
- mancato riconoscimento del soggetto tenuto alla comunicazione (in caso di trasmissione da intermediario);
- file con errori tali da pregiudicare le informazioni contenute.
Scarto per errori sul contenuto:
- versione del software di controllo client non aggiornata;
- assenza in Anagrafe Tributaria o non validità di almeno uno dei codici fiscali indicati nella comunicazione.
Importante. In entrambi i casi di scarto — preliminare e per errori di contenuto — la comunicazione si considera non presentata e va rielaborata e ritrasmessa.
8. Casi particolari — FAQ ufficiali AdE
8.1 Struttura accentrata
Ammessa solo per le sezioni REI Indagini e REI Monitoraggio. La comunicazione deve contenere:
- 1 record di testa con i dati della struttura accentrata;
- 1 o 2 record di tipo 1 (responsabile + PEC + adempimento);
- N record di tipo 2, uno per ciascun operatore rappresentato.
Se uno o più operatori non condividono la stessa terna «PEC + Responsabile + REI», la struttura accentrata deve creare e inviare comunicazioni distinte.
8.2 Cessazione con PEC differenti per sezione
Se l’ente ha comunicato tre PEC diverse per le tre sezioni (Indagini / Monitoraggio / FATCA-CRS), per la cessazione è sufficiente un unico flusso: non servono tre invii. Nel file di cancellazione non va valorizzata la sezione «dati relativi alla casella PEC», mentre vanno compilate la sezione del responsabile e le sezioni REI per cui si chiede la cancellazione.
La PEC non può essere effettivamente dismessa prima di 30 giorni dalla data indicata sulla ricevuta (punto 5.5 del Provv. 10/05/2017). Se lo stesso indirizzo è usato anche per altri adempimenti con termini più lunghi, prevale il termine maggiore.
8.3 OICR — adempimenti ai fini FATCA/CRS
OICR senza personalità giuridica: gli adempimenti comunicativi sono effettuati dalla SGR sponsor o gestore, classificata ai fini REI con codice operatore 14. La SGR assolve l’obbligo PEC FATCA/CRS anche per i fondi e gli OICR senza personalità giuridica che gestisce.
OICR con personalità giuridica (SICAV / SICAF): si classificano con codice operatore 13 e comunicano autonomamente la propria PEC al REI.
8.4 Holding — codice 05 o codice 29?
- Codice 05: holding già iscritte al REI Indagini con codice 05 che siano tenute anche all’adempimento FATCA/CRS devono mantenere il codice 05 anche per la nuova comunicazione PEC.
- Codice 29: holding che non hanno la prevalenza finanziaria richiesta dall’art. 10, c. 10, del d.lgs. 141/2010 (quindi non obbligate al REI Indagini) ma che sono obbligate alla comunicazione FATCA/CRS devono iscriversi al REI FATCA/CRS con codice operatore 29.
8.5 Quando usare il campo «Data di cessazione validità PEC»
Campo non obbligatorio. È utilizzabile dagli operatori che intendono comunicare anticipatamente la cessazione di attività che comporterà cancellazione dal REI, indicando fin dall’invio di variazione la data di cessazione di validità dell’indirizzo PEC.
9. Checklist operativa
Lista di controllo rapida per evitare scarti ed errori ricorrenti prima dell’invio:
Codice fiscale del soggetto obbligato valido e presente in Anagrafe Tributaria (no Partita IVA).
Codice fiscale del firmatario/trasmittente coincidente con quello indicato nel record di testa.
Codice operatore coerente con la sezione REI indicata (verificare sull’Allegato 3 che la combinazione esista).
Tipologia di comunicazione coerente con lo stato del soggetto (prima iscrizione, variazione, cancellazione, reiscrizione).
PEC indicata attiva e valida (indirizzo presso gestore PEC regolarmente operativo).
Flag adempimenti sul record 1 coerenti con gli obblighi effettivi del soggetto (non attivare FATCA/CRS se non dovuto).
In caso di struttura accentrata: adempimento FATCA/CRS non valorizzato sul record 1.
Sequenza record rispettata: 0 → 1 (uno o più) → 2 (uno o più) → 9.
Record di coda (tipo 9) con conteggio esatto dei record 1 e 2.
Per cancellazione motivo 2 o 6: codici fiscali degli operatori incorporanti indicati come persone giuridiche (11 cifre).
Per cancellazione motivo 3, 4 o 5: sezione indirizzo contabilità compilata (via/comune/provincia).
File controllato con la versione aggiornata del software «Controllo comunicazioni REI».
Termine di 30 giorni (o 60 per confluenza) rispettato — verificare la data dell’evento scatenante.
Mantenimento PEC attiva per i 30 giorni successivi alla ricevuta di cancellazione.
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